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公文写作：书信公文写作基础知识(值得收藏)

随着社会的发展，人们人们在工作和生活中的交流越来越频繁，事情越来越复杂，应用文的作用也越来越大。所谓应用文，就是人们为了处理生活、学习、工作中的实际事物而写的文章，具有实用性的特点，形成一种常见的格式。

应用文是人类在长期的社会实践中形成的一种文体。它是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具。一些应用文也作为证据和依据。

【结构】

1. 结构的含义

结构是指文章的内部组织结构，是作者根据主题的需要对材料进行的有机组合和安排，也称文章的布局。文章的结构有两层含义：一是宏观结构，即文章的整体思路和框架；二是微观结构，即文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应、优先级的具体设计。

功能：

(1)使文章具体化。 风格 指流派。在长期的写作实践中，应用文大多形成了相对固定的结构形式，也称程序。

(2)使文章有序。合理安排结构就是把零散的材料按照一定的思路组织起来，使之清晰，成为一个有机的整体。

(3)让文章写出来。通过精心安排结构，可以增加文章的文采，从而增强其可读性。

2. 安排结构的原则

(1)服从主题的需要。主题是作者的体现。作者的写作目的和意图，结构必须服从主题的需要，服务于表达和突出主题。比如如何安排开头和结尾，如何划分层次和段落，如何设置过渡和照应，如何确定重点和细节等。应该围绕主题进行。这样，文章才能形成内容和形式统一的严谨透彻的有机整体。

要正确反映客观事物的发展规律和内在联系。应用文是现实生活和客观事物的反映，它总是有一个发生、发展和结束的过程。对它的理解也遵循一定的规律。这种规律性也表现在文章结构的基本形式上。

满足不同风格的要求。不同的风格会导致不同的结构风格和要求。应用文不同于文学作品，不同类型的应用文体结构也有差异。

3. 结构的要求

严谨自然。意味着文章的结构是精确的，严谨的，逻辑的。要求作者思路清晰，思维严谨，以主旨贯穿全文，不设分支或分支。层次段落的划分要恰当，组织要严密，联系要紧密，脉络要流畅，移动要自由。过渡和照应要自然，不刻意雕琢，不牵强拼凑。

完全对称。意思是文章各部分要配置充分，比例协调，详细适当，完整合理，重点突出，符合格式要求。比如一篇文章一般有三个部分：开头、正文、结尾。三部分比例要协调，主体要充实，不能虎头蛇尾，不能大而不倒；在处理平行内容时，要注意细节写法和素描的关系，这样才能保证结构的整体性和对称性，做到天衣无缝。

3清晰醒目。大部分应用文写作不要求曲折，但要求提纲清晰醒目，便于读者抓住要点或贯彻，所以往往采用加小标题、段首写小结、条目等形式。这在某些监管风格中最为明显。

4. 结构的内容

层次和段落。层次是作者在文章中表达主题的阶段和顺序，是文章内容展开的顺序。层次反映了事物的阶段。发展，他们是问题的所有方面和作者的过程 正在思考。它们也被称为 意义段和。， 逻辑段与逻辑。， 之一章。和 第 。段落，也称为 自然段落和。，是撰写文章、表达思想的最基本、相对独立的最小单位。段落的形式是层次的细分，是文章意义的停顿或转换，以行为的变化为标志。两者有明显的区别，层次侧重于内容的划分，段落侧重于文字形式的表达。有时候一个段落恰好是一个层次，有时候几个段落代表一个层次或者一个段落有几个层次。排列层次有两种模式：

(1)纵向模式，即思想纵向发展的结构模式。有两种类型：按时间顺序和逻辑顺序。前者是按照事物的产生过程，事物或事件的发展过程或时间顺序来安排层次。应该注意的是，有了这个结构，我们可以 不要细说流水账，要抓住事情发展的关键环节。逻辑顺序关系就是按照事物固有的逻辑顺序排列层次。这种逻辑关系表现为：现象的本质——，原因——和结果，宏观——和微观，个体-一般等。根据这种关系，结构按顺序排列，环环相扣，循序渐进，这就是逻辑顺序。

(2)横向，即思维横向发展的结构模式。在形式上，它把整体分成若干个相对的层次，这些层次互不交织，平等相待，从不同的方面和角度，或根据空间方位的变换，或根据材料的不同性质和类型，或根据问题的不同侧面，共同揭示事物的整体面貌和主题。这种结构在应用写作中应用广泛，可以用在述职报告、调研报告、总结中。

过渡与关怀。过渡是指层次和段落之间的联系和转换，在文章中起承上启下的作用。照应指的是对文章内容的呼应和照顾，可以使文章结构严谨，浑然一体，也可以强调一些重点内容，突出主题。

一般来说，当内容从总到分或从分到总发生变化时，当意义发生变化时，当表达方式发生变化时，就要安排过渡。过渡以段落、句子或单词的形式出现。如果语境差距大，转折也大，往往用过渡段连接。上下文有小间隙，经常使用暗示句。例如，在官方文件中，经常会出现诸如 特此通知如下 ， 现将有关事项通知如下 和 为此，特制定本条例。。在意义变化不大的情况下，关联词，如 因为， so 和 但是 ，常用作过渡词。

在应用中，常用的参考 *** 有：

(1)自始至终，即文章的结尾。

尾处，把开头交待的事或提出的问题再次提起，有的进一步加以概括、归纳、补充，如论文、总结、调查报告等。

(2)文题照应，即指在行文中时时照应标题，对主题加以强调、提示。如大多数公文标题中都包含着“事由”，文章内容自然要与标题相照应。

(3)文中照应，即文章自身前后内容间的照应，如某些细节和问题在行文中不断被提起，这样能强化印象，更好地实现作者的表达意图。

③开头与结尾。开头是全篇文章的之一步，可以起到统领全篇，展开全文的作用。结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，把握全篇，达到预期的写作目的。

常见的开头方式有：

(1)目的式。就是将写作的目的和意义直接说明。一些公文常用这种方式，常用介词“为”、“为了”领起。

(2)根据式。就是开头阐明撰文的根据，或引据政策法令和规定指示，或引述全文，或引据事实和道理，常用“根据”、“按照”、“遵照”等领起下文。

(3)原因式。就是以交待行文的缘由作为开头，常用“由于”、“因”、“鉴于”等引出原因或简述某种情况作为原因，再引出写作目的。

(4)概述式。就是在开头部分对文章内容的背景、基本情况、主要内容加以概述。采用这一方式，能起到提纲挈领的作用。

(5)结论式。就是将结论、结果先作交待，再由果溯因。

(6)提问式。就是开篇提出问题，然后引起下文，常见于调查报告的写作。

(7)引述式。常用于有具体规定格式的文体中，如“合同”，或引述下级来文、上级指示精神，或有关政策法规，以此作为撰文的依据。如批复、函等常用这种方式。

常见的结尾方式有：

(1)自然收尾式。就是在主体部分写完之后，事尽言止，自然收结。

(2)总结归纳式。指在主体写完后，对全文的主旨进行简要的概括，总结全文。

(3)强调说明式。是在应用文的结尾处，对全文的主旨意义、重要性进行强调，以引起读者的注意。

(4)希望号召式。就是在结尾部分提出希望，发出号召，展望未来，以鼓舞斗志。

(5)专门结尾用语式。就是在结尾处，采用特定的用语结束全文。

【语言】

1. 准确

准确，就是要正确地、恰当无误地表达出所要表达的内容，用词用语含义清楚，概念恰当明确，不产生歧义，不引起误会，无溢美之词，无隐恶之嫌。

要做到语言准确，必须要把握词语的分寸感和合适度。特别是要区分同义词、近义词在适用范围、词义轻重、搭配功能、语体雅俗、词性差别等方面的细微差别。

要做到语言准确，还要注意语意鲜明，不能模棱两可，含糊其辞，以免产生歧义，延误工作。如“大致尚可”、“有关部门”、“条件许可时”、“事出有因，查无实据”等表达含糊的词应谨慎使用。

2. 简明

简明，指文字的简洁、明白，用较少的文字清楚表达较多、较丰富的内容，要“有话则长，无话则短”。要做到简明，首先要精简文意，压缩篇幅，突出主干，把无关或关系不大的内容删去。其次要反复锤炼，提高概括能力，杜绝堆砌修饰语，适当使用缩略语，如“五讲四美”等。第三，要推敲词语，锤炼句子，一句话就能说明白的决不用两句话，一个词能概括清楚的决不用两个词。恰当地运用成语、文言词语等，也有助于语言的简明。第四，要注意用词通俗，不用生僻晦涩的字句。应该指出的是，“简”要得当，不能苟简，要以不妨碍内容的表达为前提，绝不能为简而生造词语、乱缩略、滥用文言，不能让人不明白或产生歧义，引起误解。

3. 平实

应用文是为解决实际问题而写的，它的语言重在实用。一个字、一句话，往往至关重要。为了便于读者理解，应用文语言应力求平实。行文时多用平直的叙述，恰当的议论，简洁明了的说明。比如公文，它具有行政约束力和法定的权威性，因此，用语必须朴素、切实，不能浮华失实，不能乱用形容词或俚俗口语。

应用文写作要求用语平实，但平实不等于平淡。我国历史上保留下来的许多文章既是应用文，同时又是文学佳作。

4. 得体

应用文实用性强，讲究得体，一方面要适合特定的文体。按文体要求遣词造句，保持该文体的语言特色。如公文宜庄重，调查报告须平实，学术论文应严谨，社交文书需较浓的感 *** 彩，广告就常用模糊的语言，使用说明书则需具体实在，商业交际文书要委婉，合同书则要精确等。另一方面要考虑作者自己的身份，阅读的对象，约稿的单位，行文的目的，甚至与客观环境的和谐一致，恰如其分。比如需要登报或张贴的，语言要通俗易懂，需要宣读或广播的，语言应简明流畅、便于朗读书信的写作，要根据远近亲疏、尊卑长幼的关系使用相应的语言公文的写作要根据不同文种和行文关系而使用相应的语言，否则就不得体。总而言之，作者应有针对性地运用得体的语言取得更佳的表达效果。

【种类】

应用文的种类繁多，可以从不同的角度划分成不同的类别。

一、按其处理事情的性质划分

可以分为公务类应用文和私务类应用文。

公务类应用文是指为处理国家和集体的事务而写作和使用的应用文，即通常所说的公文。

私务类应用文是指为处理个人的事务而写作和使用的应用文，即通常所说的个人日常应用文书。

二、按表达方式划分

有记叙文、说明文、议论文。

记叙文是以记叙为主要表达方式的应用文说明文是以说明为主要表达方式的应用文议论文是以议论为主要表达方式的应用文。

三、按使用领域划分

(一)行政类应用文行政类应用文包括国家行政机关公文和日常行政公文。

1.国家行政机关公文

国家机关公文是国家机关、社会团体或企事业单位处理事务的文件，主要用来传达和贯彻党和国家的政策法令，指导工作，提出要求，答复问题，通报情况，交流经验，传递信息。公文 *** 比较严格，具有一定的法律效力，在写作和使用时，要根据国家最新的行政机关公文处理办法，区分每类公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种形式，确保其使用效率。

2.日常行政机关公文

日常行政机关公文是指上述国家法定的行政机关公文以外的一些事务文件。是指简报、计划、总结、调查报告、规章制度，介绍信、证明信等用来处理单位内部日常事务，与具体部门进行工作联系的应用文。它们的行文格式不像公文那样严格， *** 也比较自由。日常事务公文不具有法定的权威，一般不单独行文，如有必要，需另行备文，按法定公文处理，否则只作为参考材料。有些日常事务公文还可在报刊上发表。

(二)专业工作应用文

专业工作应用文是指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的应用文。由于分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的差异。这样，在长期的工作实践中便逐渐形成了一些与其专业相适应的应用文，称为专业工作应用文。专业应用文除了要遵守应用文的一般规则外，还有很强的专业特点，外行人是不能写好的，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济合同等司法部门常用的起诉书、判决书、证词、辩护词、立案报告、破案报告文教部门常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理条例医务工作常用的病历、处方、护理日志、诊断证明书、死亡报告外事工作常用的照会、声明、国书、意向书、备忘录、国际公约、联合公报等等。

在各类应用文中，专业工作应用文涉及的面最广，发展最快。随着社会经济的发展和科学技术的进步，社会分工会越来越细，为适应工作需要随事立体的应用写作新形式，也将会不断增多。

(三)日常生活应用文

日常生活应用文主要指个人用来处理日常生活事务和礼仪的应用文，如书信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记。日常生活应用文与个人的日常生活、人际交往活动关系密切，使用范围很广。日常生活应用文虽然也有一定的格式，但不十分严格，写作较灵活自由。

以上只是从大的方面来划分。如果进一步，还可根据行文方向、内容性质或其他管理文件的标准来划分。

【表达方式】

1. 叙述

叙述，指的是把人物的活动、经历和事件发展变化过程交代出来一种表达方式。在应用文写作中是最基本、最常用的表达方式。

应用文写作中叙述的人称，有之一人称(“我”、“我们”)和第三人称(“他”、“他们”)。使用之一人称“我”、“我们”系指作者本人，或作者所代表的群体、单位，如书信、请示、报告、总结等文体的写作，多用之一人称。有时，为简要起见，常使用无主句。有的应用文体，如新闻报道、简介、调查报告、会议纪要，为表明作者立场客观、公正，传播的信息真实、可信，常采用第三人称写作。

应用文中的叙述方式有顺叙、倒叙、插叙、分叙等。应用文中记叙事件的发展过程，介绍单位的基本情况，一般都是按顺叙，即时间先后为序来叙述。其原因在于，应用文重在实用，不求委婉、曲折，故多采用直接的笔法叙事、说理。倒叙、插叙、分叙等用得较少，只在通讯、消息、调查报告的写作中才用得上。

应用文中的叙述要力求真实、准确，不带主观感 *** 彩线索清晰，表述完整以概述为主，尽可能用概括的语言说出其前因后果、来龙去脉，使读者了解其梗概。

2. 说明

说明，就是用简明扼要的文字对事物、事理及人物进行解说的表达方式。目的是使读者对事物的形态、构造、成因、性质、种类、功能，对事理的概念、特点、来源、演变、关系等有一个鲜明的了解和认识。

说明在应用文中使用广泛，如解说词、广告词、说明书、简介等文体，主要是用说明的 *** 来写的。其他文体如经济文书、科技文书、诉讼文书、行政公文等，也常常借助说明的 *** 解释事理，剖析事理。

说明的 *** 多种多样，在使用过程中应注意：定义说明要求“被定义者”和“定义者”外延相等，用语简明准确，具有科学性，不能用否定形式，避免“同义反复”解释说明要求抓住要领，言简意明分类说明注意根据写作意图选择恰当的分类角度，再次分类只能依据一个标准，各类的总和要等于被分类的事物比较说明运用时要求用来作比的事物与被比物要相似，有明确的相比点，尽量用人们熟悉的事物作比举例说明要求事例典型能给人以深刻的印象，举例应扼要，只需概述介绍，不必具体铺叙引用说明要求引文要有针对性，要贴切，所引资料要认真核实，使之准确可靠比喻说明应力求准确贴切数字说明要求数字准确无误，每个数据都要有来源图表说明要求选择图表要有代表性和针对性，表格的设计要合理，使人一目了然。

3. 议论

议论，即议事论理，是运用事实材料和理论材料进行逻辑推理阐明观点的一种表达方式。它主要特点是证明性，即通过摆事实、讲道理，或证明自己观点的正确，或驳斥对方观点的错误。

在应用文写作中，议论经常使用。调查报告、总结、通报等文体，经常在叙述事实、说明情况的基础上，表明对人物、事件、问题的评价。指示、决议、会议纪要等公文，也常用议论来阐明党和国家的方针、政策，让下级机关和群众理解和执行。

应用文写作中的议论，与一般议论文中的议论有明显的区别。一般议论文中，议论是最主要的表现 *** ，贯穿全文始终，论点、论据、论证三要素齐备。而在应用文写作中，最主要的表达方式是叙述和说明，议论居于从属的地位，一般只是在叙述、说明的基础上进行。另外，应用文的议论，一般也不需要作长篇大论，不需作复杂的多层次的逻辑推理，也不一定具备论点、论据、论证这样一个完整的议论过程，而只是在需要分析论证的地方，采取夹叙夹议的 *** ，或采取三言两语的方式，点到即止，不作深入论证。

运用议论要注意，一要庄重，对任何事物的评价要实事求是，以理示人，以理服人。二要明快，要直截了当的阐明观点，不拐弯抹角，不回避矛盾。

（来源:公文写作规范及技巧 ）

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